Operations & HR Coordinator (m/w/d) – Remote

my-vpa ist seit 15 Jahren Marktführer für deutschsprachige virtuelle Assistenz. Täglich unterstützen unsere VPAs Kunden in unterschiedlichsten Branchen. Unser internes Operations- & HR-Team sorgt dafür, dass Prozesse reibungslos funktionieren, neue VPAs professionell geboardet werden, mit Kunden passend gematcht werden und sowohl Kunden als auch unsere Community sich gut betreut fühlen.

Für unser eingespieltes Job-Sharing-Duo suchen wir eine strukturierte, kommunikationsstarke und serviceorientierte Person, die HR, Operations, Community-Management und leichte Key-Account-Aufgaben gleichermaßen liebt — und keine Scheu hat, aktiv den direkten Kontakt zu suchen. Da wir zu 100% Remote arbeiten, ist die Stelle ideal für dich, falls du im Ausland lebst.

DEINE AUFGABEN

HR / People & Community Management

• VPA-Bedarfsplanung, Rekrutierung & Workload-Verteilung
• Vorauswahl, Bewertung & Dokumentation von Bewerbungen
• Durchführung von Video-Vorstellungsgesprächen
• Onboarding & Begleitung neuer VPAs in den ersten Wochen
• Offboardings von VPAs, die unsere Community verlassen
• Aktives Community- & Happiness-Management für unsere VPAs
• VPA-Betreuung in herausfordernden Situationen
• Proaktiver Austausch mit VPAs per Chat oder Videocall
• Sicherstellung unserer Qualitätsstandards
• Ansprechpartner*in für VPAs bei Fragen zum Start, Prozessen oder Aufgaben
• Weiterentwicklung unserer internen Academy (Weiterbildungsplattform)
• Operations / Customer Support & Task Management

Kundenkorrespondenz über alle Kommunikationskanäle

• Aktiver Kundenkontakt durch Videocalls, Telefonate & persönliche Abstimmungen
• Bearbeitung von Kundenreklamationen, Task Management & operative Steuerung
• Prüfung, Priorisierung und Zuweisung von Kundenaufgaben
• Matching von Kunden mit geeigneten VPAs aus der Community
• Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft
• Operative Unterstützung der COO bei Kundenbelangen und internen Projekten
• Betreuung von Angebotskunden (Key-Account-Aufgaben)

DEIN PROFIL

Must-Have

• Erfahrung in HR, Operations, Customer Support oder einer vergleichbaren Rolle
• Sehr strukturierte, saubere und konzentrierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, viele Informationsquellen parallel zu priorisieren
• Systemaffinität und schnelle Auffassungsgabe
• Umgang mit KI-Anwendungen und dem Google Workspace
• Sehr hohe Kommunikationskompetenz, schriftlich wie mündlich
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Zuverlässigkeit, Professionalität & ausgeprägte Serviceorientierung
• Freude am persönlichen Austausch (Video, Telefon, Meetings)

Nice-to-Have

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Remote-/Freelancer-Teams
• Key-Account oder Kundenbetreuungs-Erfahrung

UNSER ANGEBOT

• 100 % Remote-Arbeit, ideal auch für Bewerber*innen im Ausland
• Feste Arbeitszeiten innerhalb deutscher Bürozeiten
• Enge, persönliche Zusammenarbeit mit der COO in einem kleinen, vertrauensvollen Team
• Regelmäßiges Feedback, persönliche Coachings & Weiterentwicklung
• Kostenlose Weiterbildungen
• Modernes Job-Sharing-Modell mit klarer Aufgabenabstimmung
• Intensives Onboarding mit Patenprogramm
• Ein motiviertes, wertschätzendes Umfeld
• Langfristige, stabile Zusammenarbeit auf Freelancer-Basis

DER BEWERBUNGSPROZESS
Wichtiger Hinweis: Wir berücksichtigen ausschließlich Bewerbungen, die über unser Bewerbungsformular auf unserer Unternehmenswebseite eingereicht werden.

1.) Bewerbung über unsere Webseite: fülle hier https://my-vpa.com/freie-stellen/operations-und-hr/ das Bewerbungsformular inkl. Quiz aus und lade deinen CV hoch.

2.) Wenn’s passt, laden wir dich nach Prüfung deiner Unterlagen zu einem Video-Gespräch mit unserem Recruiting-Team ein.

3.) Danach folgt ein zweites Gespräch mit unserer COO, um dich fachlich und persönlich noch besser kennenzulernen.

4.) Danach erhältst du zeitnah unsere Entscheidung.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Verschlagwortet als: HR & Recruitment