my-vpa ist seit 15 Jahren Marktführer für deutschsprachige virtuelle Assistenz. Täglich unterstützen unsere VPAs Kunden in unterschiedlichsten Branchen. Unser internes Operations- & HR-Team sorgt dafür, dass Prozesse reibungslos funktionieren, neue VPAs professionell geonboardet werden, mit Kunden passend gematcht werden und sowohl Kunden als auch unsere Community sich gut betreut fühlen.
Für unser eingespieltes Job-Sharing-Duo suchen wir eine strukturierte, kommunikationsstarke und serviceorientierte Person, die HR, Operations, Community-Management und leichte Key-Account-Aufgaben gleichermaßen liebt — und keine Scheu hat, aktiv den direkten Kontakt zu suchen. Da wir zu 100% Remote arbeiten, ist die Stelle ideal für dich, falls du im Ausland lebst.
Deine Aufgaben
HR / People & Community Management
VPA-Bedarfsplanung, Rekrutierung & Workload-Verteilung
Vorauswahl, Bewertung & Dokumentation von Bewerbungen
Durchführung von Video-Vorstellungsgesprächen
Onboarding & Begleitung neuer VPAs in den ersten Wochen
Offboardings von VPAs, die unsere Community verlassen
Aktives Community- & Happiness-Management für unsere VPAs
VPA-Betreuung in herausfordernden Situationen
Proaktiver Austausch mit VPAs per Chat oder Videocall
Sicherstellung unserer Qualitätsstandards
Ansprechpartner*in für VPAs bei Fragen zum Start, Prozessen oder Aufgaben
Weiterentwicklung unserer internen Academy (Weiterbildungsplattform)
Operations / Customer Support & Task Management
Kundenkorrespondenz über alle Kommunikationskanäle
Aktiver Kundenkontakt durch Videocalls, Telefonate & persönliche Abstimmungen
Bearbeitung von Kundenreklamationen, Task Management & operative Steuerung
Prüfung, Priorisierung und Zuweisung von Kundenaufgaben
Matching von Kunden mit geeigneten VPAs aus der Community
Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft
Operative Unterstützung der COO bei Kundenbelangen und internen Projekten
Betreuung von Angebotskunden (Key-Account-Aufgaben)
Dein Profil
Must-Have
- Erfahrung in HR, Operations, Customer Support oder einer vergleichbaren Rolle
- sehr strukturierte, saubere und konzentrierte Arbeitsweise
- Fähigkeit, viele Informationsquellen parallel zu priorisieren
- Systemaffinität und schnelle Auffassungsgabe
- Umgang mit KI-Anwendungen und dem Google Workspace
- Sehr hohe Kommunikationskompetenz, schriftlich wie mündlich
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
- Zuverlässigkeit, Professionalität & ausgeprägte Serviceorientierung
- Freude am persönlichen Austausch (Video, Telefon, Meetings)
Nice-to-Have
- Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Remote-/Freelancer-Teams
- Key-Account oder Kundenbetreuungs-Erfahrung
Unser Angebot
100 % Remote-Arbeit, ideal auch für Bewerber*innen im Ausland
Feste Arbeitszeiten innerhalb deutscher Bürozeiten
Enge, persönliche Zusammenarbeit mit der COO in einem kleinen, vertrauensvollen Team
Regelmäßiges Feedback, persönliche Coachings & Weiterentwicklung
Kostenlose Weiterbildungen
Modernes Job-Sharing-Modell mit klarer Aufgabenabstimmung
Intensives Onboarding mit Patenprogramm
Ein motiviertes, wertschätzendes Umfeld
Langfristige, stabile Zusammenarbeit auf Freelancer-Basis
Der Bewerbungsprozess
1.) Bewerbung online einreichen: fülle das Bewerbungsformular inkl. Quiz aus und lade deinen CV hoch.
2.) Wenn’s passt, laden wir dich nach Prüfung deiner Unterlagen zu einem Video-Gespräch mit unserem Recruiting-Team ein.
3.) Danach folgt ein zweites Gespräch mit unserer COO, um dich fachlich und persönlich noch besser kennenzulernen.
4.) Danach erhältst du zeitnah unsere Entscheidung.
To apply for this job email your details to recruiting@my-vpa.com
Website my-vpa GmbH
