Vom Faultier zum Arbeitstier: 3 Produktivitäts-Booster und 3 Killer

Manche Tage ziehen sich wie Kaugummi und man bekommt dennoch nichts hin. Dies hat ebenso Auswirkungen auf das Wohlbefinden, denn wer das Gefühl hat, an einem Tag nichts hinbekommen zu haben, der fühlt sich frustriert und hat auch keinen Spaß an seinem Job. Wer jedoch seinen Tag optimal nutzen konnte, der hat das Gefühl etwas geleistet zu haben und kommt somit womöglich einem übergeordneten Ziel einen Schritt weiter. Ein produktiver Tag hat auch von Vorteil, dass man diesen zufrieden ausklingen lassen kann ohne sich Gedanken zu machen, womit man seine Zeit verschwendet hat.

Wenn sich jedoch jeder Tag, wie der andere anfühlt, steckt man schnell in einem Trott fest. Dann lässt uns auch noch schnell die Motivation hängen und wir scheinen kaum noch etwas hinzubekommen. Wir zeigen deshalb drei Produktivitäts-Booster, die man ganz einfach in seinen Alltag einbauen kann und drei Produktivitäts-Killer, die man möglichst vermeiden sollte.

1Produktivitäts-Tipps

Produktivität ist keine Zauberei und man kann sie steigern, indem man sich vorher etwas Zeit nimmt und seinen Tag plant. Wer nicht plant, vergeudet schnell mal eine oder mehrere Stunden damit E-Mails zu checken, diese zu beantworten oder auf Social Media Kanälen zu surfen.

Eat that Frog – Das wichtigste zuerst, alles andere ist dann ein Klacks

In dem amerikanischen Bestseller „Eat that Frog“ von Brian Tracy geht es darum, dass man zu Arbeitsbeginn gleich mit dem wichtigsten anfangen sollte. Die wichtigste Aufgabe des Tages/der Woche oder sogar des Monats scheint oftmals nicht zu klappen, da wir diese immer wieder vor uns herschieben. Stellen wir uns dieser und erledigen diese zuerst, gehen wir viel gelassener an den restlichen Arbeitstag heran und schaffen auch mehr.

Da dich wichtigste Aufgabe mit der Angst zu versagen herkommt, wird im Buch diese Aufgabe auch damit verglichen, dass man sich dazu zwingen sollte diesen Frosch zu essen. Meist ist die Angst nur kurz davor da. Hat man sich aber überwunden diesen Frosch zu essen, ist die Angst vorbei.

Bestimme deshalb täglich, was die wichtigste Aufgabe des Tages ist und nimm diese gleich als erstes in Angriff. Wer sich mit kleineren Aufgaben wie E-Mails zuerst befasst, verstrickt sich schnell in unwichtigem und schiebt die wichtigeren Dinge vor sich hin bis sie schließlich auf der morgigen To-Do Liste landen. Hat man die wichtigste Aufgabe des Tages erledigt, kann man sich der zweit- und dritt-wichtigsten Aufgabe widmen usw.

Aufgaben planen und strategisch Ziele setzen

Manchmal stehen wir vor einem Berg von Aufgaben und wissen einfach nicht wie wir ans Ziel kommen. Definiere deshalb dein Ziel, breche es in einzelne Meilensteine auf und teile diese so auf, dass du die jeweiligen Aufgaben auch zeitlich erledigen kannst. Hierbei ist wichtig, dass man sich nicht nur am Tag vorher eine To-Do Liste schreibt, sondern auch langfristig plant. Ein Monatsplan mit wöchentlichen Meilensteinen und einem vorgeschriebenen Tagespensum kann einem Faultier den gehörigen Tritt in den Hintern verpassen.

Die Woche in kleinere Meilensteine aufteilen

Sonntagabend ist ideal, um die kommende Woche zu planen. Hierbei ist es wichtig ein größeres Ziel in Augen zu haben und sich Gedanken zu machen, wie man dieses in kleinere Schritte beziehungsweise Meilensteine aufteilt.

Tägliche und wöchentliche Produktivitäts-Beurteilung

Am Ende des Tages sollte man diesen Revue passieren und seine Produktivität beurteilen. Dadurch sieht man gleich woran es gehackt hat oder was dazwischen gekommen ist. Eine wöchentliche Produktivitäts-Beurteilung kann dir zudem helfen, von deinen positiven wie auch negativen Erfahrungen zu lernen.

Pomodoro und Deep Work Technik

Die Pomodoro Technik wurde bereits 1980 von dem Italiener Francesco Cirillo erfunden und beschreibt einen Arbeitsrhythmus im 25-Minuten Takt. Pomodoro kommt aus dem italienischen und bedeutet Tomate und wurde deshalb gewählt, da der Erfinder eine Küchenuhr in Tomatenform verwendete, um die 25 Minuten zu messen. Für 25 Minuten soll man sich einer Aufgabe widmen und danach eine 5-Minütige Pause einlegen. 25 Minuten vergehen schnell und fühlen sich nicht wie Arbeit an. Wer keine Lust auf eine Küchenuhr oder Stoppuhr hat, kann auch diesen Pomodore-Timer verweden.

Sich auf Knopfdruck konzentrieren und super Arbeit abliefern, kann nämlich kaum jemand. Dies kann man allerdings lernen. Die Pomodoro und Deep Work Technik verbindet, dass sie jegliche Ablenkungsmöglichkeiten für eine gewisse Zeit verbannen. Dies bedeutet, dass wenn man sich zum Beispiel üblich für Pomodoro 25 Minuten Zeit nimmt, währenddessen keine E-Mails checken, kurz die sozialen Netzwerke durchforstet oder sich Mal schnell einen Kaffee macht. Laufen die 25 Minuten sollte man sich nur einer einzigen Aufgabe widmen.

Hierbei kann man sich eine Küchenuhr oder einen Alarm auf dem Smartphone stellen. Sind die 25 Minuten abgelaufen, kann man sich für fünf Minuten eine Pause gönnen. Durchatmen, strecken, Kaffee, Seele baumeln lassen. Die bewusste Entscheidung sich eine bestimmte Zeitphase für eine Aufgabe zu widmen wirkt sich tatsächlich sehr positiv auf die Produktivität aus. Die meisten Menschen machen den Fehler, dass sie sich für mehrere Stunden unter Druck setzen, um dem Arbeitspensum hinterherzukommen. Ohne Pausen streikt allerdings das Gehirn und man ist alles andere als produktiv. In den 5 Minuten kann man sich einen Tee machen, das Fenster öffnen oder einfach nur durchatmen.

2Produktivitäts-Killer

Wir alle kennen diese Tage, an denen wir gar nichts machen möchten. Und dies ist auch absolut OK. Mit ein paar Tricks kann man allerdings ganz spielerisch diese Produktivitäts-Vampire umgehen.

Immer für alle erreichbar sein

Der Arbeitstag beginnt: Die Kollegin fragt etwas nach, der Praktikant braucht ebenso Hilfe und der Vorgesetzte möchte noch was vor seiner Geschäftsreise mit dir besprechen. Kaum hat man sich um all diese Angelegenheiten gekümmert, ist auch schon Mittagszeit. Immer für alle und jeden erreichbar zu sein, mindert die eigene Produktivität. Sich nervende Kollegen vom Hals zu halten ist vor allem im Großraumbüro keine leichte Sache. Kopfhörer mit entspannter Musik können Geräusche mindern und signalisieren zudem, dass man gerade nicht zuhört. Ein Schild hinter dem Arbeitstitel „Bitte nicht stören – ich arbeite gerade an einem wichtigen Projekt. Danke“ kann ebenso für etwas Abstand von den lieben Kollegen sorgen.

Langeweile im Job führt zu Bore-Out

Eintönige Aufgaben motivieren niemanden. Chefs, die nicht delegieren können und ihren Mitarbeitern nur administrative Aufgaben überlassen, sollten sich nicht wundern, wenn es mit der Produktivität irgendwann nicht mehr klappt. Das sogenannte Bore-Out kommt psychisch dem Burn-Out gleich. Wer sich im Job unterfordert fühlt, sollte das Gespräch mit dem Vorgesetzten suchen. Versuche jeden Monat eine kleine neue Aufgabe anzunehmen und stattdessen einfachere Aufgaben an Praktikanten weiterzureichen.

Veraltete Prozesse im Job

Aber das haben wir doch immer so gemacht? Oder: Aber so ist nun mal der Prozess? Viele Mitarbeiter hinterfragen ihre täglichen Aufgaben einfach nicht mehr und wundern sich dann, wenn man neuen Ideen für veraltete Prozesse vorschlägt. Wer seinen Job in und auswendig kann und mittlerweile einen Weg gefunden hat, wie man diesen effektiver und effizienter gestalten kann, sollte mit seinen Ideen nicht hinter dem Berg halten. Kollegen, die seit der Steinzeit in diesem Job arbeiten, werden hierfür kaum Verständnis haben. Wer aber die neue Idee dem Vorgesetzten als Gewinn für das ganze Unternehmen verkaufen kann, hat gute Karten, dass die Idee auch bei diesem auf fruchtbaren Boden fällt.

Marlene Schimanski ist die Gründerin und Chefredakteurin von Auslandskarriere. Sie lebte bereits in fünf verschiedenen Ländern (Portugal, Island, Österreich, Irland und Australien) und ist 2013 nach Australien ausgewandert. Sie hat bei PwC und KPMG im Global Mobility gearbeitet, bevor sie sich als Englisch-Übersetzerin und Karrierecoach selbstständig machte. Sie hat einen Masterabschluss in International Business Administration.